Contacts
Блог

Точки экономического контроля в отеле

2025-05-20 15:29

Точки экономического контроля в отеле: как сохранить прибыль под контролем

Современный отель — это сложный механизм, в котором каждая деталь влияет на конечный финансовый результат. Успех в гостиничном бизнесе зависит не только от заполняемости номерного фонда, но и от выстроенной системы контроля. Особенно важно это для сезонных отелей, где за несколько месяцев необходимо заработать на весь год. Поэтому тема точек экономического контроля — ключевая для собственников, управляющих и бухгалтеров, стремящихся не только зарабатывать, но и управлять бизнесом прозрачно и эффективно.
В этой статье я собрала все основные точки контроля, которые позволяют держать финансы в руках, вовремя выявлять проблемы и предотвращать потери. Это не просто теория — это практическая инструкция, выверенная на собственном опыте работы с отелями.

План финансовой и бухгалтерской работы: зачем он нужен

Без чёткой системы контроля отель легко превращается в «чёрный ящик»: деньги уходят — а куда и зачем, никто толком не понимает. Поэтому первый шаг — это разработка и внедрение понятного и цикличного плана работы по финансам и бухгалтерии.

Цели финансового контроля:

  1. Обеспечить прозрачное ведение бухгалтерии и контроль бюджета.
  2. Снизить финансовые риски за счёт регулярного анализа данных.
  3. Обеспечить экономическую устойчивость в течение всего года.
  4. Подготовить финансовую базу для успешного начала сезона.

Ежемесячный финансовый цикл: кто, что и когда делает

Отчётность должна быть не раз в квартал и не тогда, когда на счету ноль, а каждый месяц — строго по расписанию.

Действия бухгалтера (до 5 числа месяца):

  • Составление БДР (бюджет доходов и расходов) за предыдущий месяц.
  • Отчёт о фактической прибыли и кассовом остатке, с обязательным закрытием дебиторки и кредиторки.
  • Анализ исполнения бюджета с указанием отклонений по статьям.
  • Прогноз кассового потока на следующий месяц.
  • Подсчёт заработной платы на основе табелей и штатного расписания.
  • Контроль единого источника оплат, без «серых» платежей.

Действия управляющего (до 3 числа месяца):

  • Подготовка операционного отчёта: ADR, загрузка, RevPAR, среднее число гостей на номер, количество заявок.
  • Анализ эффективности маркетинга и активности в соцсетях.
  • Предложения по оптимизации затрат или росту доходов.
  • Обязательная инвентаризация складов (хозчасть, питание, прачка и т.д.).

Действия собственника (до 10 числа месяца):

  • Утверждение бюджета на следующий месяц.
  • Анализ ключевых показателей и принятие решений: сокращение издержек, дополнительная реклама и т.д.
Этот цикл позволяет держать руку на пульсе и не пускать отельный бюджет на самотёк.

Финансовая подготовка к сезону (март–апрель): ошибки стоят дорого

Сезонный бизнес требует особого внимания к предсезонной подготовке. Иначе отель рискует войти в май с кассовым разрывом, долгами и нерешёнными проблемами.
Что важно сделать заранее:
  • Проверить все плановые расходы на сезон: персонал, маркетинг, коммуналка.
  • Зарезервировать 10–15% бюджета на форс-мажоры.
  • Убедиться, что все предоплаты по ранним бронированиям дошли до счёта.
  • Сравнить предложения поставщиков: по возможности — сократить расходы.
  • Проверить, куда и как тратятся рекламные бюджеты — отсечь неэффективное.
Финансовая дисциплина весной — это залог спокойного лета.

Стратегия в активный сезон (май–сентябрь): не дать деньгам утечь

Когда отель работает в пиковом режиме, легко потерять контроль. Важно внедрить систему ежедневного и еженедельного мониторинга.

Задачи в сезон:

  • Поддерживать высокую загрузку при максимальной цене.
  • Управлять динамическим ценообразованием.
  • Контролировать ежедневные доходы и расходы.
  • Проводить ежемесячную инвентаризацию.

Рекомендации:

  • Ввести ежедневный отчёт по выручке и затратам.
  • Еженедельно анализировать ситуацию с управляющим.
  • Использовать 1С или аналогичную систему для автоматизации расчётов.
Система отчётности должна работать как часы — без задержек и человеческого фактора.

Завершение сезона (октябрь): анализ и подготовка к следующему году

После последнего гостя начинается важнейшая работа — подведение итогов.

Что нужно сделать:

  • Подготовить финальный отчёт по сезону: доходы, расходы, прибыль.
  • Проанализировать отклонения от плана: где ошиблись, где перерасход.
  • Составить рекомендации на следующий сезон: что перераспределить, какие статьи усилить.
  • Перечислить 10–15% прибыли в резерв, чтобы спокойно пережить межсезонье.
  • Утвердить цели и бюджет на следующий год.

Контроль персонала: дисциплина = деньги

Финансовая дисциплина невозможна без контроля за персоналом. Особенно — на ресепшене и в службе бронирования. Именно там чаще всего возникают «тёмные» схемы.

Основные правила контроля:

  1. Заселение только через программу. Все брони, изменения и выезды должны быть зафиксированы.
  2. Касса только официальная. Никаких наличных в карманах и левых оплат.
  3. Регулярный аудит бронирований. Просмотр истории изменений, отчёты по платежам, сопоставление с камерами.
  4. Контроль электронных замков. Проверка, кто и когда открывал номер.
  5. Ранний заезд/поздний выезд — платно. Система должна автоматически начислять оплату. Администратор не имеет права «простить».
  6. Запрет на возвраты. Только по заявлению, через управляющего. Без личной подписи — возврат невозможен.
  7. Скидки и апгрейды — только по политике продаж. Запретить самовольные решения администраторам.
  8. Учёт допуслуг. Прачка, трансферы, питание — всё должно пробиваться и вноситься в программу.
  9. Сопоставление отчётов. Сверка журналов горничных, питавшихся, истории бронирований, карточек доступа.
  10. Рандомные проверки. Заход в свободные номера, просмотр видео с камер, тайный гость.
  11. Контроль закупок. Никаких спонтанных покупок линейным персоналом. Только централизованно, по чеку и безналу.
  12. Списание под контролем. Нельзя списывать что-либо «на глазок». Владелец должен лично участвовать в проверке.

Организация системы контроля: просто, чётко, без иллюзий

Финансовая безопасность отеля зависит не от доверия, а от системы. Ни один сотрудник, даже самый преданный, не заменит регулярные проверки.

Что нужно внедрить:

  • Периодические инвентаризации — раз в месяц по всем службам.
  • Аудит от собственника — лично проверять, считать, сопоставлять.
  • Наличие независимого бухгалтера, подчиняющегося только собственнику.
  • Регламент «тайного гостя» — раз в сезон проводить проверку сервиса и прозрачности.
Финансовая устойчивость отеля начинается с внимания к деталям. Деньги не исчезают сами по себе — они уходят там, где нет контроля. Правильные точки контроля, регулярная отчётность, прозрачная работа с персоналом и дисциплина в кассе — вот основные инструменты, которые позволяют отелю не только выживать, но и расти.
Настоящий собственник должен быть не только инвестором, но и аналитиком. Даже если вы делегируете всю операционную работу, контроль нельзя делегировать полностью. Ведь в гостиничном бизнесе теряют не сотни — теряют тысячи. И только тот, кто знает, куда уходит каждая из них, может по-настоящему зарабатывать.

Подписывайтесь, чтобы не пропустить новые публикации о работе в отелях.

Мой телеграм-канал с интересными кейсами о работе в отелях, менеджменте и туризме https://t.me/bychkova_o

Пишите в тг, если у вас есть вопросы по построению системы продаж в отеле @bychkova_ol