Меня зовут Бычкова Ольга, более 13 лет моя жизнь и профессиональная деятельность связаны с отелями, отдыхом, туризмом, процессами и продажами. Подписывайтесь на мой ТГ-канал, где я делюсь информацией из сферы туризма, менеджмента и гостеприимства. Моя профессиональная деятельность позволила мне поработать в разных городах и регионах. На данном этапе своей жизни я творю в операционной деятельности на берегу Байкала, а в этом канале простым языком объясняю процессы и делюсь инструментами, которые могут применить как линейный сотрудник, так и менеджер отеля.
Сегодня речь пойдет об электронных ключах и электронных замках, которые устанавливаются в отелях для обеспечения дополнительной безопасности. Во время своей работы в гостиничном бизнесе я сталкивалась с различными ситуациями, связанными с электронными ключами, с кражами, о которых заявляли гости, с обучением персонала технике безопасности, со сложностями работы с механическими ключами, а также с форс-мажорными ситуациями.
Недостатки электронных замков:
- Высокая стоимость электронных замков — это значительное вложение, которое влияет на расходы отеля.
- Необходимость в дополнительном обучении персонала по эксплуатации электронных замков.
- Важно следить за остатками ключ-карт, чтобы избежать ситуации, когда ключи заканчиваются.
- При отключении электроэнергии по технике безопасности, замки перестают работать. Это может быть как положительным, так и отрицательным моментом с точки зрения сохранности вещей в номерах.
Преимущества электронных замков:
- Безопасность данных и вещей: всегда можно отследить, когда и кем дверь была открыта. Это важный элемент безопасности в отеле.
- Нет необходимости держать множество запасных ключей и делать дубликаты при потере механического ключа или менять личинку.
- Комфорт для гостей и персонала: электронные замки значительно упрощают процесс доступа в номера, повышая уровень обслуживания.
На что важно обратить внимание при подборе электронных замков для отеля:
- Как открывается дверь: слева или справа, внутрь или наружу. Если двери по коридору открываются на выход (как и положено по технике безопасности), то придется покупать замки с ручкой как с правой, так и с левой стороны.
- Какая программа стоит на компьютерах для кодировки замков: через неё можно выяснить, где заказывать ключ-карты и замки.
Что важно знать и учесть при заказе карт и замков:
- Для заказа новых ключ-карт, если они закончились, можно найти данные по компании, через которую оформляется заявка, в программе кодировки.
- Карты всегда должны выписываться на срок пребывания гостя в конкретном номере, чтобы можно было проконтролировать своевременный выезд.
- Важно, чтобы время на замках соответствовало настоящему времени. Для программирования карт используются специальные аппараты или карты — не теряйте их. В случае потери обращайтесь в компанию, где заказывали замки и ключ-карты.
- На ключ-картах можно нанести контактную информацию, время работы основных служб, а также QR-код на сайт отеля. Это может быть хорошей визиткой, так как гости часто уносят карты с собой.
- Запас ключ-карт должен быть не менее чем на 2,5 оборота по койко-местам (количеству проживающих гостей), чтобы избежать неприятных ситуаций, когда карты неожиданно закончатся.
- Если гость потерял карту и пришел на ресепшен, по технике безопасности администрация обязана перепрограммировать карту, а старую деактивировать.
- Если гость продлил номер, но не заплатил, администратор вправе заблокировать замок специальной картой и дождаться оплаты.
- Все ключ-карты сотрудников должны быть именными, чтобы можно было отследить факт захода в номер в случае необходимости. Чтобы избежать потери карт, сотрудники должны сдавать их на охрану под подпись.
Перед началом работы отеля:
- Ознакомьтесь с правилами работы с специальными картами (на некоторых замках это могут быть карты программирования, карты разблокировки, карты блокировки, карты программирования времени) или работы программирующего устройства.
- Обязательно проверьте батарейки и наличие механических ключей от электронных замков.
Ситуации из трудовой деятельности:
- Однажды в одном отеле у нас просто закончились ключи, а следом сломался замок. Пока мы ждали замок и ключи от поставщика, мы выдавали гостям механические ключи от электронных замков. Это была не очень удобная ситуация, но мы справились.
- Гости заявили о пропаже денег из номера после уборки. Я настояла на вызове полиции, которая обнаружила, что замки не работали по реальному времени. В итоге мы перепрограммировали замки и проверили батарейки.
Электронные замки — это не только современное решение для обеспечения безопасности в отеле, но и важный инструмент, который позволяет улучшить управление доступом и повысить уровень комфорта как для гостей, так и для персонала. Однако, как и любая система, электронные замки имеют свои плюсы и минусы, которые необходимо учитывать при их внедрении.
Преимущества электронных замков включают не только высокий уровень безопасности, но и удобство для гостей, а также возможность контроля за временем доступа в номер. Все эти аспекты играют важную роль в создании положительного имиджа отеля и повышении дохода отеля за счет улучшенного сервиса. Электронные ключи позволяют избежать потери дубликатов механических ключей и устраняют риски, связанные с их утерей, что особенно важно в гостиничной индустрии.
Недостатки, такие как высокая стоимость установки и обслуживания, необходимость обучения персонала и проблемы, связанные с работой замков при отключении электроэнергии, также не следует игнорировать. Эти моменты требуют внимания при принятии решения о переходе на электронные замки, а также при их эксплуатации.
Чтобы избежать неприятных ситуаций, связанных с ключ-картами и электронными замками, важно заранее продумать систему их учета, обеспечить достаточный запас карт, а также позаботиться о своевременном обслуживании оборудования. Также важно понимать, что для нормальной работы системы необходимо соблюдать правила безопасности и регулярно проверять состояние замков и программного обеспечения.
Подводя итог, можно сказать, что использование электронных замков в отелях — это шаг вперед в обеспечении безопасности, удобства и комфорта для всех участников процесса. Следуя простым рекомендациям и принципам работы с такими системами, можно значительно улучшить производственные процессы и повысить качество обслуживания гостей. Инвестиции в электронные замки и ключи оправдают себя, если отель обеспечит высокий уровень технического обслуживания и контроля.
Не забывайте, что безопасность ваших гостей — это не только гарантия их защиты, но и залог успеха вашего бизнеса. Убедитесь, что ваша система безопасности надежна, и она будет служить вам долгие годы, повышая репутацию отеля и способствуя увеличению дохода.
Если статья оказалась полезной, подписывайтесь на мой ТГ-канал для получения других полезных советов и рекомендаций по работе с отелями, менеджменту и туризму. Также готова помочь вам в увеличении продаж и оптимизации процессов в вашем отеле.
